Por Qué Debería Adoptar un Proceso de Cierre Financiero y de Reportes Más Rápido y Rentable

Planeación y Sistemas para la Empresa
14 de julio, 2023

Requisitos y plazos cada vez más estrictos en las bolsas de valores de todo el mundo. Una economía que cambia rápidamente y un aumento en las complejidades empresariales. Los plazos son más cortos. La mano de obra es más reducida. Pero el estándar es alto y hay una necesidad de producir reportes más precisos y confiables que cumplan con normas en constante cambio.

Siga leyendo para encontrar algunos consejos y trucos para ayudar a su organización a aprovechar procesos de cierre financiero y reportes más rápidos y rentables para mantenerse al día con el cambiante panorama empresarial.

¿Cuáles son los Beneficios de un Cierre y Reportes Rápidos?

Olvídese del refrán: "lento pero seguro" no siempre gana la carrera, especialmente cuando se trata de cierre financiero y reportes. Desde la perspectiva de la empresa, hay una mejor integridad de datos, reportes de calidad y disponibilidad de información más rápida, lo que impulsa a la dirección a tomar decisiones más inteligentes y pensar estratégicamente al hacer pronósticos.

Un proceso de cierre y reportes más rápido ofrece una ventaja competitiva en el mercado, permitiéndole responder más rápidamente a las necesidades empresariales y realizar análisis de mayor valor.

En cualquier caso, con un cierre más rápido, procesos y sistemas fundamentalmente sólidos, puede estar seguro de que estará preparado, e incluso quizá "sin miedo", para lo que el futuro traiga.

Un Proceso Construido para Resolver Problemas

Los grupos luchan con las conciliaciones inter-compañías, junto con la extensa cantidad de ajustes que parecen volverse más complejos con el tiempo debido a los cambios en las normas de reportes locales y grupales, presentaciones tardías de entidades locales y datos incorrectos.

La causa fundamental de presentaciones tardías e incorrectas de las entidades radica en la falta de pautas y herramientas suficientes para que las entidades realicen su proceso de cierre de manera más efectiva y automatizada. La buena noticia es que hay oportunidades reales de mejora en las que puede aprovechar.

Cómo Optimizar el Proceso de Cierre Financiero

Aquí hay una lista de algunas acciones reales que puede tomar para optimizar su proceso de cierre financiero, comenzando desde el nivel de la entidad, pasando al grupo y finalizando con la etapa de reportes. Como marco, todas las acciones propuestas pueden clasificarse en pasos impulsados por el proceso, por las personas o por la tecnología.

Desde la perspectiva de la entidad:

• Establecer roles y responsabilidades, asignar KPIs más transparentes a las personas y recompensarlos en consecuencia (por ejemplo, en función de sus presentaciones exitosas).
• Simplificar políticas y procedimientos en todo el grupo para que la entidad siga, como manejar diferencias en las normas de reportes, cómo tratar las diferencias inter-compañías y definir un umbral de materialidad.
• Reducir el trabajo manual y automatizar algunas entradas manuales en elementos recurrentes como depreciación, nóminas y provisiones en tu sistema ERP.
• Trasladar tantas actividades como sea posible a la etapa previa al cierre. Soluciones como la herramienta de conciliación inter-compañías te ayudarán a automatizar la conciliación inter-compañías y facilitará las conciliaciones de cuentas por cobrar, cuentas por pagar y provisiones.
• Crear un calendario de cierre claro y adherirse a él.
• Comunicarse de manera proactiva con todas las partes involucradas en el proceso de cierre.
• Crear una lista de verificación que debe ser actualizada por todas las partes interesadas como una forma de comunicación.

Desde la perspectiva de la consolidación:

• Realizar un análisis más profundo y estandarizar tu plan de cuentas en toda la organización, considerando todos los parámetros necesarios para la consolidación y el informe grupal.
• Simplificar la estructura del grupo, no mantener empresas inactivas por mucho tiempo.
• Adoptar presentaciones de datos más centralizadas de todas las entidades y evitar sub-consolidaciones innecesarias.
• Establecer pautas estrictas de materialidad con el acuerdo de los auditores.

Desde la perspectiva de la tecnología, lo siguiente es solo una muestra de algunas de las tareas automatizadas que una herramienta de consolidación puede respaldar con sus esfuerzos:

• Automatizar controles desde las presentaciones de las entidades hasta el nivel de consolidación con reglas de validación.
• Supervisar el flujo de trabajo, estado y resultados de validación junto con reportes de excepciones.
• Automatizar conciliaciones para saldos y transacciones inter-compañías, así como errores/advertencias.
• Automatizar reportes financieros y de gestión con análisis incorporados, reportes definidos por el usuario y vinculados a Excel.
• Automatizar la conversión de moneda.
• Automatizar eliminaciones y ajustes.

Con todo esto en su lugar, tu cierre financiero se puede realizar de manera más eficiente. Pero sobre todo, debido a que tienes un sistema y un método establecido, no tendrás que esperar hasta el duodécimo mes y podrás comenzar a prepararte con anticipación en el mes 10 u 11.

Con un sistema y una base de datos centralizada, puedes extraer cualquier dato en diferentes períodos fácilmente en cuestión de minutos y transformarlos en plantillas reutilizables. Esto es algo que solo necesitas hacer una vez: simplemente cambia el período, actualiza todas las plantillas y estarás listo para continuar.

Optimice su Proceso de Cierre y Reportes Consolidados

Desde el punto de vista tecnológico, hay herramientas disponibles para ayudarle a lograr la optimización del proceso de cierre y reportes consolidados, de principio a fin.

Al final del día, la tecnología le ayuda a administrar mejor sus reportes financieros, brindando una solución completa para ayudar de manera efectiva a las personas a diseñar procesos y ofrecer un cierre financiero y reportes más rápidos para su organización.

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